خمس علامات على أن شركتك تجاوزت جداول البيانات

تقريباً كل شركة نعمل معها بدأت بجداول البيانات، وكان ذلك القرار الصحيح. الجدول سريع ومجاني والجميع يعرف استخدامه. المشكلة تبدأ حين تكبر الشركة وتبقى الملفات كما هي.

الأرقام لا تتطابق

المبيعات تقول رقماً، والمستودع رقماً آخر، والحسابات رقماً ثالثاً. كل قسم يحتفظ بملفه، وكل ملف صحيح من وجهة نظره. حين يبدأ الاجتماع بعشرين دقيقة لمعرفة أي رقم هو الصحيح، تكون الجداول قد توقفت عن توفير الوقت.

شخص واحد يحمل النظام كله

غالباً هناك موظف واحد يعرف أي ملف هو الأحدث، وأي ورقة فيها الأسعار الحقيقية، وأي معادلة تنكسر إذا أضفت صفاً. حين يأخذ إجازة يتباطأ العمل، وحين يغادر الشركة يغادر معه جزء منها.

إذا كان شخص واحد فقط يستطيع شرح الملف، فالملف خطر لا أداة.

التقارير تأخذ أياماً لا دقائق

يطلب المدير مبيعات كل فرع للربع الماضي. يجمع أحدهم الملفات من ثلاثة فروع، وينسخها في ملف واحد، ويصلح الأعمدة التي لا تتطابق، ويرسلها بعد يومين. وعندها يكون السؤال قد تغيّر.

لا أحد يعرف من غيّر ماذا

سعر عُدّل، وصف حُذف، ومجموع كُتب فوقه. في الجدول المشترك نادراً ما يوجد سجل بمن فعل ذلك ومتى. وفي كل ما يمسّ المال أو المخزون، غياب هذا السجل هو المشكلة الحقيقية.

الدينار والدولار والفروع

الفوترة بعملتين، وفروع في محافظات مختلفة، ومخزون ينتقل بينها: تستطيع الجداول التعامل مع كل ذلك، لكن بملفات أكثر ونسخ أكثر وفرص أكثر للخطأ.

ما الخطوة التالية؟

الانتقال إلى نظام لا يعني رمي الجداول من اليوم الأول. ابدأ بالعملية الأكثر إيلاماً، وعادةً تكون المخزون أو الفوترة، وضعها في نظام واحد مشترك، ثم انقل الباقي حين يثق الفريق به. تصبح الملفات القديمة بيانات تستوردها، لا عملاً تكرره كل يوم.